【ビジネスで大活躍！？】秘書検定とはどういう資格？2級 3級の違いも解説♪
在学中や就職、転職をするにあたり「なにか資格を取ろう」と考えている人は多いのではないでしょうか？そんな時におすすめなのが、ビジネス検定のひとつ「秘書検定」です。
「秘書検定」は、就職時やフリーランスで活動する際に、必ず活かすことが出来る資格となりますので、実用的な資格取得を検討している方は、是非「秘書検定」の受験を検討してみて下さい。
この記事では、秘書検定の概要や特徴、取得することでどんなメリットがあるかなどを、詳しく説明していきます。
秘書検定はどんな資格？
秘書検定とは、ビジネスの場で必要な共通の知識・技能、社会人として求められる一般常識や接遇・マナーなどを学ぶための資格！
秘書検定は、公益財団法人 実務技能検定協会が実施する民間資格で、正式な名称は「文部科学省後援 秘書技能検定試験」といいます。
秘書検定といっても秘書になるために必須の資格ではありません。また、秘書にとらわれず、社会人としての一般常識やビジネスマナーを習得できる資格であり、どの様な業界であっても取得していて意味がある資格となります。
秘書検定の試験形式・合格基準は？
秘書検定の筆記試験は「理論」と「実技」に分かれており、どちらかが高得点であっても合格は出来ず、バランス良く得点する必要がある！
試験形式
秘書検定には、「3級」「2級」「準1級」「1級」の4つの級に分かれており、すべての級の筆記試験で「理論」と「実技」の知識が問われます。出題形式は、3級から準1級まではマークシート形式および記述形式、1級はすべてが記述形式での出題となります。
さらに、準1級と1級には、筆記試験合格後に面接試験があります。面接試験はロールプレイング形式で行われ、秘書にふさわしい所作が身についているかが問われます。
合格基準
筆記試験問題は、前述したようにすべての級で「理論」と「実技」に分けられており、それぞれ60％以上正解しなければ合格できません。
「理論」は、「必要とされる資質」「職務知識」「一般知識」の3科目、実技は「マナー・接遇」「技能」の2科目からの出題となります。
秘書検定の各級の特徴は？
秘書検定3級は「基本」
秘書検定2級は「応用」
秘書検定準1級、1級は「高度な知識や判断力が必要」※筆記試験合格後、面接試験あり。
3級は「社会人として知っていて当然」という内容が問われることが多いため、スキルアップを目指すなら2級か準1級を目指すのがおすすめです。3級と2級の検定は年3回、準1級と1級は年2回行われています。
秘書検定3級（社会人基本）
敬語やビジネス文書などの基本的な知識が問われます。主な受験者層は高校生で、平均合格率は71％前後というデータがあり、難易度は決して高くはありません。
秘書検定2級（社会人応用）
電話応対や接客、仕事の優先順位のつけ方など、応用力が求められる試験です。就職活動を始める大学生、スキルアップを目的とした受験が多い様です。平均合格率は60％前後というデータがあり、当たり前ですが、3級に比べて狭き門になって参ります。
秘書検定準1級（高度な知識や判断力）
的確な判断力や対応力など、中堅の秘書に求められるレベルです。筆記試験に合格すると面接試験があり、身だしなみや表情、話し方なども審査の対象とされます。受験者の多くは大学生および社会人となっております。平均合格率は36％程度であり、難しい資格となって参ります。
秘書検定1級（上級秘書レベル）
上司の仕事を理解してサポートする能力が問われます。受験者の多くは、スキルアップを目指す現役の秘書です。準1級と同じく筆記試験に合格すると面接試験があり、知識や技能、所作など総合的に判断されます。平均合格率は27％程度であり、何度も受け続ける方もいるほど難しい資格となります。
秘書検定を取得するメリットは？
社会人として必要な知識・マナーを身につけることができ、多くの場面で活用できる！
就職先、職場では即戦力として重宝される！
社会人に必要な知識・マナーを知ることができる
秘書検定のもっとも大きなメリットは、社会人に必要な知識やマナーなどを知り、身につけることができるということです。秘書検定で学ぶ内容は、正しい敬語やビジネスシーンにふさわしい身だしなみなどをはじめ、お茶の出し方、電話対応、来客対応など多岐にわたります。
気遣いができるなどのいい印象を持たれる
秘書検定の目的には、「人柄育成」というものがあります。社会の常識を理解し、感じの良い人柄を身につけるための学びです。
言葉遣い、話し方、立ち振る舞いなどは、その人の印象を大きく左右し、大きなトラブルが起きたときには、その人の人柄が現れます。瞬時に的確な判断をし、柔軟に対応できれば、周囲からよい印象を持たれることでしょう。自身の印象をより魅力的に磨くために、秘書検定が役立ちます。
事務作業などの仕事ですぐに使える
秘書検定では、ビジネスシーンに適した文書やメールの作成、電話対応などの技術も学びます。そのため、職場では即戦力として働くことができるでしょう。
事務作業の効率化やファイリング、郵便の出し方など、事務作業全般についての知識が身につくことも秘書検定のメリットの一つです。
ビジネス文書や手紙・メール作成に役立つ
ビジネス文書や手紙、メールなどの文面には、失礼がないよう最新の注意が必要です。改まった文章を書き慣れていないと、構成を考えるだけでも多くの時間を費やすことになってしまいます。
秘書検定では、社内外に向けたビジネス文書全般について学びます。お客様に不快感を与え、会社の評判を落としてしまったなどということが無い様に、秘書検定が役立ちます。
正しい敬語を身につけ、電話対応もスムーズにできる
電話対応では親しみやすさや柔らかさが求められます。敬語を使うだけにこだわりすぎると、ときに慇懃無礼な印象を与えかねません。正しい敬語をスムーズに使えるようになるには、場数を踏んだり、練習をするのはもちろん、正しい敬語に関する知識も必要です。秘書検定では、正しい敬語を身につけることができるため、電話対応や来客時にもスムーズに行えるようになります。
文部科学省が後援する資格なので信用性が高い
秘書検定の主催団体は、公益財団法人実務技能検定協会であり、国家資格ではありません。正式名称にもある様に、秘書検定は文部科学省が後援する民間資格であり、そのため、信用性の高い資格と言われております。資格の知名度も高く、「一般常識やビジネスマナーを習得している」ことをアピールできる資格となります。
秘書検定に合格するにはどの勉強法が良い？
独学でも合格は可能だが、効率的に学習したい人は、教材、サポート体制が充実している通信講座がおすすめ！
独学でも秘書検定合格は目指せる？
独学でも合格できるかどうかは、受験する階級によって異なります。まず、3級と2級は筆記試験のみのため、独学でも合格を狙うことはできるでしょう。合格するために行うべきことは、テキストを熟読することと、過去問題を繰り返し解くことに尽きます。
ただし、「理論」と「実技」それぞれ60％以上正解できないと合格することはできません。特に2級は、3級に比べて難度が高いため、過去の合格率も3級と比較すると低めです。準1級と1級については、面接試験があるため、独学での合格は難しいかもしれません。
通信講座を利用するメリットは？
通信講座は独学と同様、通勤通学など自分の好きな時間に勉強することが出来ます。独学と異なるのは、サポート体制が充実していることです。分からないことがあったとき、やる気がおきないときなど、独学では挫折してしまいがちですが、通信講座では講師陣や同じく受講している方々に質問したり、励ましてもらったりしてモチベーションを維持できます。
空いた時間に受講し、要点を絞った内容で資格取得を目指せるので、取得を目指す資格の階級が高ければ高いほど通信講座の受講をおすすめ致します。
最後に
秘書検定の3級および2級は、独学で取得することも可能です。但し、通信講座を受講することが資格取得の最速ルートの可能性もあります。独学で勉強する時間が無い方やより高い階級の資格取得を目指す方は、通信講座を選択することも視野に入れると良いかもしれません。