オンライン秘書とは？どういったサービス？
「誰がやるのこの雑務！」
会社に勤めていると、こんな事ってありますよね。
もちろん、その業務に従事する人を雇用していたり、その会社や部署で一番の若手が行うなどの風習が残っている会社もあると思います。
ただ、大半の起業したばかりの会社や中小企業等においては、雑務も多く中々本業に手が回らずに、会社としての「生産性」を落としてしまっている、なんてことも耳にします。
そのような時に頼るべきは、「オンライン秘書」です。
それではオンライン秘書とは一体なに？どのようなサービスなの？をご説明したいと思います。
オンライン秘書の役割
「コア業務に専念して、ノンコア業務を誰かに任せたい！」
主に、会社が直接的な生産性を生まない雑務である、だけどやらなければいけない、しかしそのために人材を雇用するほどの余裕は無い、といった様なルーティンワークや事情を解決するのが、「オンライン秘書」です。
実際に業務サポートを行うのは、オンライン秘書サービス提供企業に所属する在宅ワーカーが基本的ですが、結婚や出産などの家庭事情にて会社を退職した方や、キャリアアップを目指す方などが、「オンライン秘書」の在宅ワーカーとして活躍している様です。
オンライン秘書に任せられる業務
「オンライン秘書」に任せられる業務は、雑務だけとは限りません。
秘書業務を最も得意とはしますが、その他専門性を持った業務など幅広いジャンルでの業務を依頼することも可能です。
秘書業務
- 取引先等とのアポイント調整
- 議事録や資料作成
- メルマガ配信やWEBサイト、SNS等の更新作業
- 出張する際の交通機関、ホテル予約
- 会食時の会場リサーチや予約
経理・財務・人事
- 見積書、注文書、請求書、決算書、事業計画書等などの作成
- 経費精算業務
- 人材採用に係るセミナーや研修の手配、応募者対応
営業
- 営業事務、マーケティングアシスタント
- プレゼン資料、企画書、提案書などの作成
- メール対応、リサーチ・分析業務
その他
- WEB、SNSのコンテンツ更新や修正、投稿、コメント返信、画像編集やアクセス解析などのマーケティング業務
- リスティング広告やSNS広告の運用、メルマガ配信、ABテストといった広告運用業務
- バナー作成やロゴデザイン、LP作成などのWEBデザイン業務
※依頼をすることが出来る業務については、オンライン秘書サービスを提供している企業に確認をする事をおすすめ致します。
オンライン秘書のメリット
採用コスト削減
会社として人手を確保しようとした際に掛かるコスト（労力・時間・費用）は膨大です。
広告宣伝費、人件費、応募者との面接や教育など様々なコストが発生します。
こうしたコストについては、「オンライン秘書」のサービスを利用することで、大幅に削減することが可能となります。
「オンライン秘書」サービスを利用する為にもコストはかかりますが、総体的に見ても「オンライン秘書」サービスを利用する方がパフォーマンスは優れたものになるでしょう。
業務量に応じた費用調整が可能
業務や業種によっては、閑散期と繁忙期の差が激しいこともあるでしょう。
その中で、固定費となる人材雇用を行ってしまうと、人件費の無駄になってしまうことがあります。
「オンライン秘書」サービスであれば、必要でない時期については契約を解除することが出来ます。
幅広い業務を依頼できる
「オンライン秘書」サービスは、クラウドソーシングとは違い、「時間単位」「人単位」での契約であり、費用が発生する為、幅広い業務を任せる事が可能です。
また、場合によっては、「スキルの異なる複数人でチームを組む」ことがある為、その点から見ても、幅広い業務に対応可能なケースが多くなり、それぞれに高いスキルを求めることも期待出来ます。
スピードを意識した業務開始
通常、人材募集～面接～採用～教育といった長い月日を必要としますが、「オンライン秘書」サービスではスキルの確保された人材が業務にあたる為、思い立った時点でスピード感を意識した業務依頼が可能であり、早いと3日程度で業務開始できる場合もある様です。
オンライン秘書のデメリット
オンラインにて行うことの出来ない業務は依頼出来ない
基本的に、「オンライン秘書」の業務を遂行する方々は、在宅で業務を行うことになる為、オンラインで行うことが出来る業務以外は依頼することが出来ません。
中には、オフィス来訪してオフライン業務をこなすサービス提供や、企業の就業時間以外の対応を柔軟に行うなどの付加価値を見出してサービス提供企業も存在している様です。
事前にスタッフのスキルを判断することが出来ない
通常の選考の場合、対面での面接を行うなどして、相手のコミュニケーションスキルを図るなどが出来ますが、サービス提供企業を介して「オンライン秘書」を利用する場合、相手の顔が見えない為、スキルの判断をすることが困難となります。
もちろん、サービス提供企業は、一定のスキルを兼ね備えている人材を採用しており、アテンドをしてくれるわけですが、どこまでのスキルを持ち合わせているかは不明な場合もおおいに有ります。
また、「オンライン秘書」といえども、担当するスタッフは生身の人間ですので、相性などにより好みが分かれる場合もあるでしょう。
オンライン秘書を利用する際のポイント
ここまで、メリット・デメリットをご紹介して参りましたが、サービスを上手く活用し、業務効率を上げることが利用する目的となりますので、重要なポイントをご紹介致します。
依頼したい業務を精査する
前述した通り、担当するスタッフは1人の人間であり、依頼する自分自身が任せたい業務が全て出来るかというと必ずしもそうとは限りません。認識の齟齬や乖離を無くす為にも、依頼したい業務とは何かを明確に書き出すなどして、それに対応できるサービス提供企業を選択すべきだと思います。
最後に
企業としての最重要課題は「利益」を残すことです。
「利益」を残す為の業務、活動に重きを置く為にも、雑務に関しては、「オンライン秘書」に任せてみると良い結果を出せるかもしれません。