【働き方改革とは？】どこよりもわかりやすくポイントを絞って解説♪

【働き方改革とは？】どこよりもわかりやすくポイントを絞って解説♪

働き方改革が2018年に公布されて早4年が経ちました。
働き方改革という言葉自体は、全国民に浸透しつつあるものの、結局どういうことなの？という疑問を本記事では、わかりやすく解説したいと思います。

「日本人は働きすぎ」とずっと言われてきて、今でこそ大企業を筆頭に様々な改革は進んできておりますが、中小企業においてはまだまだ改革が進んでいない現状です。

しかし、中小企業も含めた形で新たに労働環境が一気に変化しようとしております。

具体例も交えながら、何故労働環境が変化しようとしているのか、働き方改革はなぜ始まったのかを解説していきます。

働き方改革とは？わかりやすく解説！

働き方改革は、2016年頃から政府主導により進められ、この改革の背景にあるのは、現代の日本の置かれている状況にあると言われています。

日本の総人口は年々減り続けており、2050年には国内人口が1憶人を下回ると言われています。
2022年5月現在で、日本の総人口は約1億2500万人とされているので、2050年には約2500万人程度の人口が減少すると言われていることになります。

もちろん、人口が減るということは、労働人口も減るということになり、日本の産業や経済に大きな打撃をもたらします。

また、人口が減るということは、出生率が減っていることも要因としてあり、働き手としての若い人材を雇用することが難しくなってきます。

さらに、働き手が減少することで国の生産力も落ちることになり、世界から見た日本経済が非常に悪いイメージとなり、他国が伸長する中、日本だけが停滞もしくは衰退するようなことに繋がりかねません。

出生率についても触れましたが、「少子化対策」や高齢者が増えていることによる「社会福祉制度」の見直しも合わせて検討はされていますが、働き方改革では労働における効率化、生産性向上を中心に議論されています。

残業の最大上限

残業の最大上限は、原則、月45時間・年360時間とされています。
変形労働時間制などイレギュラーもありますが、法定労働時間である1日8時間を超える部分は残業となる、ということを前提としておさえておくようにしましょう。

週5日勤務の場合、1日当たり2時間の残業をすると合計10時間、1カ月だと40時間となり、月45時間の上限を超過しません。但し、年間では360時間が上限であり、月40時間の残業を1年続けてしまうと、480時間となり、上限を超過することとなります。

年360時間の上限以内におさえるのであれば、月平均30時間までの残業でなければなりません。このように、月間・年間それぞれの基準で上限が設定されているので、月間だけでなく、年間の上限も超えないよう確認し、徹底した管理が必要です。

月の残業時間が45時間を超える場合

月の残業時間上限である45時間を超過した場合でも、下記の条件に当てはまれば、罰則の対象にはなりません。

繁忙期やトラブル発生時などでは、月45時間の残業上限におさえられないという業態もあるかと思います。その場合すぐにペナルティを受けるわけでは無いので安心してください。

ただし、特別な事情があり、労使協定を結んでいる場合であっても、上記を守らなければ罰則が科される場合がありますので、適宜、条件を確認の上対応する必要があります。

残業時間が上限を超えてしまった場合

残業時間が上限を超えてしまった場合、6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科せられてしまいます。

働き方改革以前にも、残業時間の上限はありましたが、上限を超えても行政指導が入る程度で、罰則はありませんでした。労使協定により、合意がなされていれば上限を超えた残業も可能で、実質的な労働環境の改善には繋がらなかったのです。

「罰則が無いなら別にいいや」

そういった考えの企業が多かったことから、改正後は罰則付きの規制へと変わり、企業は罰則を受けない様に、徹底した労働時間の管理が必須となりました。

働き方改革で規制の対象となる残業の考え方

働き方改革で規制の対象となるのは「法定労働時間」です。法定労働時間は労働基準法では以下の通り定められています。

企業は、この法定労働時間の範囲内で「所定労働時間」を定めることができます。企業ごとに違う所定労働時間を基準にしてしまうと、残業上限に矛盾が生じるため、働き方改革による残業の上限規制は、法定労働時間を基準に設定されています。

では、たとえば所定労働時間を6時間と規定している会社で1日8時間労働した場合はどう考えるべきでしょうか？

所定労働時間を2時間超えた労働ですが、法定労働時間の8時間を超えていないため、働き方改革の上限規制となる時間外労働には含みません。（但し、会社規制として所定労働時間を超えた労働なので残業代の対象となる可能性もありますので確認が必要です。）

「法定」か「所定」かは重要ですので、正しく理解する必要があります。

働き方改革の具体的な取組方

昨今、まだまだその風潮は残りつつありますが、日本では他国とは逆行した「モーレツ社員」と言われる長時間労働をする者が「優秀」「評価されるべき人間」とされてきました。

「10時間働いて10万円分の利益を残す人間」と「6時間働いて10万円分の利益を残す人間」のどちらが優秀だと思いますか？もちろん、後者の6時間で10万円の利益を残す人間だということはお分かりになるかと思いますが、日本企業の大半では、昔から「売上や利益ではなく、残業して頑張っている人間」が評価される対象とされてきたのです。

但し、これでは不公平だという考えから、「長時間残業をしている人が偉い」、もっと言うと「プラベートは蔑ろにして、サービス残業で頑張っている者こそ評価されるべき人間」という、言い方が悪いですがアホみたいな考えを無くし、どれほど効率よくアウトプット（＝成果物）を生み出せているのかを図ろうという動きに変わってきているのです。

テレワーク

労働生産性を上げる方法の一つとして、テレワーク（在宅勤務）を良しとする企業が増えつつあります。

会社に出社して仕事をするという概念を無くし、オフィスでなくても出来る仕事を見直すことで、働き方の多様性を図ろうという考え方です。

営業では良くあることですが、営業先への訪問が就業時間を超えているにもかかわらず、終わり次第オフィスに戻って、資料のまとめや日報の記入を行わなければならないという会社もまだまだ多いはず。

資料の纏めや日報の記入は本当にオフィスに戻らなければ出来ない仕事なのでしょうか？

もちろん、個人情報の持ち出し等にかかわるモノや、会社の備品を返さなくてはならない、翌日の準備等を行う必要があるなど様々理由はあるかと思います。だとしても、より効率的な働き方をするために、最近では、クラウドを使いオンラインで日報や資料を作成して提出や共有をするというツールも多く存在します。

絶対に会社に出社しなくてはならない、戻らなくてはならないという働き方は、正直言って相当古い考え方であり、単なる会社の傲慢、働く者の「私頑張ってますアピール」に他ならないのです。

企業にとっても、アウトプットだけを評価することで、評価基準も明確になり、交通費などの経費削減に繋がるなど、メリットも多く存在します。

育児休暇

既に大部分の大企業や中小企業でも多く取り組まれている制度ですが、女性だけでなく男性へ育児休暇取得を促進する企業が増加しています。

取得を促進する理由としては、企業が助成金を貰えるなどのカラクリがありますが、男性職員も育児休業を取得することが出来るというのは、ワークライフバランス向上にも繋がり、何よりも家族とのコミュニケーションも高まります。

また、女性活躍推進の面でも、男性の育児休暇取得は有効な手段と言えるでしょう。

短時間勤務制度

育児休暇と同様に、企業に助成金などのメリットがあることは前提として、既に多くの企業で導入がされている、短時間勤務制度も視野に入れて取り組んでいきましょう。

短時間勤務制度とは、育児や介護に携わる社員を対象として、勤務時間を通常より何時間か短縮する制度です。

小さい子どもがいる女性社員の取得が圧倒的に多いですが、少しずつ男性の育児参加も認知され始め、男性も短時間勤務を行う会社も増えつつあります。

育児だけでなく、両親の介護などでも取得することができ、勤務時間については、出勤時間を柔軟に対応する企業も多いようです。

フレックスタイム制度

フレックスタイム制度という言葉も聞いたことがある方は多いのではないでしょうか？
フレックスタイムについては、働き方改革が検討される前から浸透しつつある制度であり、今後より一層期待される制度とも言えます。

短時間勤務と異なり総労働時間は短くならず、1カ月の範囲内で始業時刻と終業時刻を柔軟に変更できる仕組みです。

9時～18時までの勤務時間であった場合、1時間早く出社して1時間早く帰宅することも可能ですし、昨日1時間残業したから今日1時間早く帰るという様な、日を跨いだ形での柔軟な働き方も可能です。

「昨日頑張ったから今日の仕事は早く終わってしまったけど、18時までが勤務時間だから座っていないといけない」といった非生産的なことが減少します。

自身が勤める会社の就業規則でも、フレックスタイムは記載されているが、実際に使っている方を見たことがない、なんて人もいると思いますが、本当に毎日朝同じ時間に全員出勤する必要があるのか、帰宅する時間も全員一緒でなくてはいけないのか、今一度考える必要があるかもしれません。

働き方改革を行う上での注意点

働き方改革を推進する上で気を付けて欲しいのは、「働き方改革」とは「労働時間を短くし楽をするということではない！」ということです。

重要なポイントとしては、「労働時間を短縮をすると同時に、労働生産性向上が意識され、実際に向上しているか」というところにあります。

先述した、「育児休暇」と「短時間勤務制度」は結局のところ「労働時間を減らしている」に過ぎません。そのため、そもそも一人一人に課せられた労働量を減らすことが出来なければ、その制度は社員のためにならず、制度を利用することで他の社員にしわ寄せがいくだけということになりかねません。

良くある事例としては、

という声をよく耳にします。

「労働量」が減っていないのに、「労働時間」を減らそうとしていることが原因であり、「労働時間を減らす」という行為は、手段に過ぎないということを理解すべきです。

「従来の業務を見直し、無駄を省く、もしくはかかる時間を圧縮する」という目的を達成したいのだということを強く意識することが肝心になってきます。

また、「テレワーク」「フレックスタイム制」についても、日本で定着しない原因として「業務内容の見直し」「悪しき慣習の脱却が出来ない」という意味での労働生産性向上が意識されていない点が挙げられます。

例えば、「テレワーク」や「フレックスタイム制」を利用しようにも、「朝礼」「毎日のミーティング」「上司への進捗報告」「日報提出」「紙ベースのファイリング」など業務を会社で行わなければならない状況では、これらの制度は形骸化してしまうでしょう。

但し、ここで重要なのが、何事も全てが会社のせいではないということです。
自分自身の業務整理、棚卸が出来ていないにも関わらず、単に忙しい忙しいでは会社は聞く耳を持ちません。何にどれ位時間が掛かっていて、その仕事はどのように効率化を図ることが出来るのか、などタスク管理を自身で行えない人が、いくら不満を呈したところで説得力に欠けてしまうのです。

まずは、自分自身やチームとして、業務の棚卸から始めてみることをおすすめ致します。

人手不足で残業ができず困っている企業は

制度が変わったことで、人手不足な上に残業を制限され、業務に支障をきたしている企業も多いと思います。前述した通り、個人やチームとしてのタスク管理を徹底し、業務整理することも重要ですが、物理的に難しいということもあるでしょう。

新たな人材の雇用は、人手不足の解消にこそ繋がりますが、採用や教育に掛かるコストは膨大なものとなります。また、繁忙期を超え、通常の業務量に戻った時に簡単に解雇するわけにもいかず、派遣社員を雇うにしても手数料などが多く掛かるため、何とか現状の人員で回せるようにせねば！という考えに至ってしまいがちです。

では、どうすれば残業上限の規制に適応しながら、業務を円滑に進められるのでしょうか。

オンライン秘書を利用しよう

あくまで一例とはなりますが、オンライン秘書に外部委託すれば、人手不足でも業務を効率的に進めることができます。

上記のような悩みを全て解決できるサービスが存在します。

それは、オンライン秘書（別名：オンラインアシスタント）といい、必要な時に必要な仕事の依頼が出来るサービスです。オンライン秘書として活動されている方々の大半が、バックオフィス業務を長年経験してきた方や、秘書検定を持った秘書に特化した方など経験豊富でレベルの高いアシスタントがオンラインで業務を遂行してくれます。

その中でも、特に私がおすすめするのは、フジア株式会社が提供する「フジ子さん」です。

必要なとき必要なだけ仕事を頼めるオンラインアシスタント【フジ子さん】

何よりもおすすめすべきポイントは、フジ子さんに登録されている方々全員が、フジア株式会社独自の研修を受講、先輩社員とのOJT研修、チームとして案件を持つため業務が滞ることがないという点です。

フジ子さんが対応可能な業務は、たとえば以下の通り。

このように企業にとって欠かせない業務を請け負ってくれます。また、人事対応を依頼していたが、英語対応や経理もお願いしたいといった場合にも、すぐに対応してくれます。

しかもフジ子さんなら、業界水準の半額程度の費用で業務を依頼することが可能です。他のサービス提供事業者だと1カ月30時間コースの場合、10～12万円が相場ですが、フジ子さんなら69,000円程度で利用することが可能となります。

さらに、フルタイム（月160時間）利用時の時給換算では、1,390円～2,000円程度と格安で、1,390円／時給だと社会保険料を考慮した1,100円／時給の社員と同等の時給となります。
自社雇用の場合は、これにプラスして交通費、各種手当などが発生する場合がほとんどだと思うので、オンライン秘書を利用する方がコスト面でもかなり高いパフォーマンスを発揮します。

アウトソーシングを利用したことがなく不安という方は、まず「無料トライアル」を利用することをおすすめします。1週間・実働2時間の範囲で、実際に依頼した仕事をしてもらえるので、アシスタントのレベルや、自社でどのように機能するか、アシスタントとのフィーリングなどを具体的にイメージすることができます。

迷っている方は是非一度「無料トライアル」を利用し、体験してみてはいかがでしょうか？必ずと言っていいほど、業務効率の向上に繋がるはずです。

最後に

本記事では、働き方改革の解説と併せて、解決策の提示をさせて頂きました。

昨今の働き方改革を改めて把握し実行することで、企業として生産性が向上し、結果として残業代削減・収益アップなどのメリットが生まれる一方、業務量が増える場面では労働力はやはり重要です。

その点を解消するのが、オンライン秘書であると私は考えます。
アメリカでは1990年代から普及しており、日本では余り耳なじみが無いかもしれませんが、世界では当たり前になりつつあります。

働き方改革により、企業に属する労働者だけに業務を任せるのではなく、企業側も労働環境の変革のためにアウトソーシングという考え方を積極的に持って行動していく必要があります。

これを機に、社内や個人でのタスク管理をさらに徹底し、新たな形で労働力を確保するなど行動してみてはいかがでしょうか？

必要なとき必要なだけ仕事を頼めるオンラインアシスタント【フジ子さん】